上面的架構圖中包含兩組郵件系統、兩個客戶端和一個DNS伺服器，其中的郵件系統是企業中比較經典的架構形式，下面我將依據此圖來簡述郵件伺服器的工作流程。
名詞解釋：
- MUA 接收郵件所使用的郵件客戶端，使用IMAP或POP3協議與伺服器通訊，常見的有：outlook、foxmail；
- MTA 透過SMTP協議傳送、轉發郵件，常見的有：sendmail、postfix、qmail；
- MDA 將MTA接收到的郵件儲存到磁碟或指定地方，通常會進行垃圾郵件及病毒掃描；
- MRA 負責實現IMAP與POP3協議，與MUA進行互動；
- SMTP 傳輸傳送郵件所使用的標準協議；
- IMAP 接收郵件使用的標準協議之一；
- POP3 接收郵件使用的標準協議之一；
- MailBox 使用者郵箱；
- cyrus-SASL及courier-authlib 提供使用者認證相關的支援。
- SQL 資料庫，用於儲存使用者身份資訊
前面的架構圖中，MUA想傳送郵件，就要將郵件透過SMTP協議送到MTA上，MTA通常會要求使用者認證身份（也可不認證），認證通常使用SASL，認證源可以是像上面的架構圖中那樣使用SQL資料庫也可以使用其他方式。MTA收到郵件後會檢查郵件目的地址的郵件域，此時會產生兩種情況。
情況一，目的郵件域是本伺服器：
如果發現是本伺服器的郵件域則將郵件送到MDA，由MDA將其投遞到使用者的郵箱（MailBox）中。最後使用者在MUA上使用POP3/IMAP協議連結MRA，MRA通常也會要求使用者認證身份，其認證源同MTA一樣可以是SQL也可以是其他方式，若認證透過，則允許MUA讀取郵件資訊。
情況二，目的郵件域非本伺服器：
若是郵件域是其他郵件伺服器的，則MTA會傳送UDP報文向DNS伺服器查詢郵件域對應的郵件主機，並最終解析出其IP地址，隨後MTA會查詢本伺服器的轉發控制策略，若允許轉發，則將郵件轉發到該域對應的伺服器上，最終會重複情況一中MTA收到郵件後的處理方式。